Klokkenluidersregeling
Tot de kernwaarden van ieder accountants- en belastingadvies kantoor behoren integriteit en geheimhouding.
Uiteraard draagt ook Uittenbroek en partners deze kernwaarden hoog in het vaandel. Van iedere medewerker wordt geeist dat hij/zij zich aan deze waarden houdt. Mocht op enig moment twijfel bestaan aan de integriteit van één van de collega's of zelfs MT-leden dan dient hierover contact opgenomen te worden met het MT-lid dat hiervoor door het personeelslid als meest aangewezen wordt aangemerkt. Het aankaarten van een schending of vermeende schending van onze kernwaarden kan nimmer tegen een personeelslid worden gebruikt. Het MT lid waaraan de schending of vermeende schending is gemeld maakt serieus werk van een oplossing van de gerezen problemen.
Wij zijn van mening dat het onze organisatie meer schaadt als geen melding wordt gemaakt dan wanneer wel een melding wordt gemaakt.
We kunnen grote documenten maken over integriteit en geheimhouding maar belangrijker is dat wij deze waarden hoog achten en in de praktijk brengen.
Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte, gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld. Wij zullen uw klacht of melding vertrouwelijk
behandelen.
Indien een personeelslid van mening is dat hij geen van de MT-leden kan benaderen met zijn probleem dan kan hij/zij zich richten tot onze vertrouwenspersoon via onze website. Hieronder volgt de regeling zoals vermeld op onze website.
De regeling
Algemeen
Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Uittenbroek en partners te beschikken over een klokkenluidersregeling. Artikel 32 VAO luidt als volgt:
Artikel 32 VAO
De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar
voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten
worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van
passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website
beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
Deze klokkenluidersregeling is van kracht naast:
• De interne klachtenregeling als vermeld in het personeelshandboek.
• Verschillen van inzicht binnen (controle)teams. Hiervoor geldt de consultatieprocedure zoals opgenomen in het handboek Kwaliteitsbeheersing.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van Uittenbroek en partners dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling.
Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
Voor klachten zoals bovengenoemd kunt u ook gebruik maken van de klachtenregeling. Deze staat open voor zowel interne als externe klachten. Ook in onze klachtenregeling kan anoniem melding
gemaakt worden, echter dit is ter beoordeling van de vertrouwenspersoon mevrouw drs. Paula Laning.
Artikel 1: Definities
In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:
• Uittenbroek en partners accountants en belastingsadviseurs B.V.: Uittenbroek en partners,
• Melder: Degene die, al dan niet in dienst van Uittenbroek en partners, een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
• Vertrouwenspersoon: De persoon die door het managementteam van Uittenbroek en partners is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.
• Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Uittenbroek en partners en/of haar medewerkers, in verband met:
a. een strafbaar feit of handelingen die leiden tot een strafbaar feit;
b. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van binnen Uittenbroek en partners geldende (gedrags-)regels;
e. een (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
f. alle verdere situaties, die naar mening van de melder, voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Artikel 2: Procedure
1. Indien er sprake is van een Vermoeden van een misstand, heeft de Melder de mogelijkheid deze te melden aan de Vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de Vertrouwenspersoon vindt uitsluitend plaats via e-mail/brief aan de vertrouwenspersoon. (Uittenbroek en partners t.a.v. ). Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres. U dient dan expliciet te vermelden dat u een melding wilt verrichten in het kader van deze (klokkenluiders-) regeling.
3. De melding bevat tenminste een dagtekening en een duidelijke omschrijving van de misstand. Tevens bevat de melding de naam en het adres van de Melder.
4. De Vertrouwenspersoon bevestigt binnen een week, schriftelijk, aan de Melder dat de melding in goede orde is ontvangen
5. De Vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de Melder, tenzij de Melder schriftelijk de Vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft.
6. De Vertrouwenspersoon stelt het dagelijks bestuur van de melding op de hoogte. Deze zal een onderzoek (laten) starten en eventueel andere noodzakelijke maatregelen (laten) nemen.
7. De Vertrouwenspersoon informeert de Melder uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de melding over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die genomen zijn. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de Melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de Melder geïnformeerd wordt over de afhandeling van zijn melding.
Artikel 3: Rechtsbescherming
De vennoten van Uittenbroek en partners garanderen dat de Melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een Vermoeden van misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.
Artikel 4: Werking en publicatie
1. Deze regeling treedt in werking per 20 september 2011 (is eerder opgenomen geweest in ‘klachtenregeling’ van Uittenbroek en partners
2. Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van Uittenbroek en partners
Klachten
Mocht een opdrachtgever en/of andere betrokkenen aanmerkingen hebben op het handelen van een medewerker of op de dienstverlening van Uittenbroek en partners dan verwijzen wij naar onze klachtenregeling die ook op deze webpagina is opgenomen.
Derden kunnen klachten die betrekking hebben op de hiervoor genoemde kwesties indienen via het email adres of schriftelijk adresseren aan:
Uittenbroek en partners
Vertrouwenspersoon: drs. Paula Laning
Postbus 900
9400 AX ASSEN
Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte, gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld. Wij zullen uw klacht of melding vertrouwelijk
behandelen.
Assen, september 2011
